Паспортизация архивов организаций
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда РФ, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда РФ» организации – источники комплектования государственных, муниципальных архивов составляют и представляют в соответствующие архивы паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря.
На основании представленных паспортов государственные и муниципальные архивы составляют Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования (далее - Сведения).
В целях централизованного государственного учета документов Архивного Фонда РФ раз в три года Сведения направляются в Федеральное архивное агентство Российской Федерации.
Основной задачей паспортизации архивов организаций – источников комплектования, как составной части государственного учета – является определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивах организаций в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Паспортизация обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.